Por: Abg. Miguel Ángel Saltos, Mgs.
La mayoría de las empresas a diario recopilan y procesan datos personales de sus clientes, de sus proveedores o del público en general. En el caso específico de los proveedores, los datos que se suelen recoger están relacionados con las operaciones de compras o adquisiciones de bienes o servicios, tales como nombres, números de cédulas, teléfonos, direcciones, datos de cuentas bancarias y otros más.
Si tú eres administrador o colaborador de una de estas empresas que piden y tratan estos datos de proveedores, te estarás preguntando ¿la ley ecuatoriana qué me dice al respecto? ¿estoy manejando correctamente este asunto? En este artículo te explicaremos algunas nociones que te ayudarán a comprender este tema.
Empezaremos aclarando que los datos personales de los proveedores también deben ser protegidos. No hacerlo, dependiendo de la gravedad, podrían acarrear multas que pueden fijarse desde el 0.1% al 1% calculado sobre su volumen de negocios, correspondiente al ejercicio económico inmediatamente anterior al de la imposición de la multa.
La protección de datos personales se refiere a asegurar que la información sobre una persona natural no sea accesible para cualquiera en el público en general. Esto se basa en normativas legales que regulan cómo se pueden utilizar y procesar estos datos. En esencia, implica dos aspectos importantes:
a) Principio de minimización de datos: Esto significa que solo se debe recopilar la cantidad mínima necesaria de información personal. No se deben solicitar datos que no sean relevantes para la finalidad específica del tratamiento.
b) Medidas de seguridad adecuadas: Los datos recopilados deben estar protegidos contra el acceso no autorizado por parte de terceros. Esto implica implementar medidas de seguridad adecuadas en todos los procesos de manejo y tratamiento de datos para garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Además, es fundamental que exista una evidencia documental para el tratamiento de estos datos. Esto puede incluir el consentimiento del individuo, la ejecución de un contrato, el cumplimiento de obligaciones legales, o el interés legítimo del responsable del tratamiento, entre otros. En resumen, la protección de datos implica recopilar solo la información necesaria, protegerla adecuadamente y asegurarse de que su tratamiento esté respaldado por una base legal válida. Por ello, las empresas deben hacer evaluaciones de impacto sobre la protección de datos o los registros de tratamiento.
Es importante considerar que el titular de los datos tiene derecho a determinar sus propios datos o pedir la revocatoria del consentimiento al tratamiento en cualquier momento o solicitar información sobre los datos almacenados. Ante estas situaciones, las empresas deberán estar preparadas para atender estos requerimientos de forma oportuna y correcta, lo que implicaría hacer ajustes en sus procesos administrativos, financieros y de marketing.
Los datos personales son cualquier información que pueda identificar a una persona natural específica y proporcionar detalles sobre ella. Hay ciertos tipos de información que son especialmente sensibles y requieren una protección especial, como la religión, la salud, la afiliación sindical, la sexualidad y el origen étnico.
Sin embargo, también se deben proteger otros tipos de datos personales, especialmente en el caso de proveedores:
- Datos personales generales, como nombres, fechas de nacimiento, números de teléfono y direcciones.
- Números de identificación, como el número de la seguridad social, el número de RUC y el número de cédula de identidad.
- Información bancaria.
- Datos en línea, como ubicaciones, direcciones IP y contraseñas.
- Características físicas, como el color de la piel, la talla de la ropa y el sexo.
- Información patrimonial, como inscripciones en registros de propiedad y matrículas de vehículos.
- Datos de clientes, como historiales de pedidos y detalles de cuentas.
- Documentos diversos, como testimonios, escrituras y certificados, entre otros.
La responsabilidad del cumplimiento de los requisitos legales y principios de protección de datos recae en la propia empresa, no en sus proveedores. Esto incluye la instalación de componentes de protección de datos. Es fundamental que los compradores se aseguren de que los proveedores cumplan con los requisitos de la normativa ecuatoriana en materia de protección de datos personales, aunque sea de forma declarativa.
Los responsables de las compras y adquisiciones de una empresa deben evaluar si la recopilación de datos planificada es necesaria o si puede reducirse al mínimo. Es importante tener en cuenta que una gran cantidad de datos implica una protección más compleja y costosa.
Además, es esencial verificar si otros proveedores de servicios, como empresas de logística y servicios en la nube, cumplen con los requisitos de la normativa ecuatoriana en materia de protección de datos personales. Los responsables de compras y protección de datos deben asegurarse de que se cumplan todas las regulaciones para proteger tanto a los afectados como a la empresa bajo la ley de protección de datos.
Como conclusión, los datos personales que pido de mis proveedores para los distintos procesos internos de mi empresa debo protegerlos. Para lo cual, será necesario una evaluación de la información que verdaderamente debo recopilar, el tiempo por el cual debo conservarla, escoger el instrumento más adecuado de evidencia del consentimiento y adaptar los procesos de mi negocio.
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